Reportaje publicado en la Revista Gerencia, junio de 2012.
Boris Tirado, Secretario General Digital AG*:
El lamentable saldo de víctimas fatales y, por ende, fatídico escenario que generó el terremoto de 2010 reveló serias falencias en el ámbito de la gestión documental en nuestro país. Muchas empresas e instituciones públicas se vieron afectadas por la pérdida y destrucción de indispensables documentos que si bien contaban con respaldo digital, éste no tiene valor probatorio legal. Según Digital AG (Asociación de Empresas de Digitalización y Gestión Documental) la solución a este problema pasa por un tema de educación, así como también de normativa, en el que ya se está trabajando. Por lo mismo, uno de sus máximos desafíos es “refrescar” la legislación vigente mediante una propuesta técnica de moción parlamentaria a la Ley 18.845, siguiendo el modelo de Perú, España y el Reino Unido.
¿Qué sectores fueron los que experimentaron mayores pérdidas documentales con el terremoto?
Sin duda que el sector público fue uno de los más afectados por el terremoto. A modo de ejemplo, algunas bibliotecas activaron su sistema contra incendio, pero no fue la mejor solución, ya que contenían agua en vez de polvo químico seco, que es la sustancia que deben contener los extintores en este tipo de entidades. Además, en Talcahuano se vivió un hecho muy delicado, puesto que producto del posterior tsunami, el Conservador de Bienes Raíces de dicha ciudad perdió gran parte de los registros de propiedad que poseía, dejando sin dominio legal a sus dueños. Y así como éste hubo muchos otros casos en que aunque tuvieran la copia digitalizada, ésta no fue validada como la original. Lo anterior debido a que no existe todavía una ley que legalice el documento electrónico proveniente de la digitalización de los originales en papel.
¿Cuáles son los cambios que integra la moción parlamentaria a la Ley 18.845?
Hay que partir de la base de que esta Ley de Microcopia y Micrograbación fue creada en el año 1989, entonces está muy desactualizada en términos de instrumentos de gestión documental. Por eso el objetivo que nos hemos propuesto como asociación es retomar esa ley y presentar una moción parlamentaria para eliminar algunos aspectos normativos que, si bien en sus inicios fueron efectivos, hoy están obsoletos. Posteriormente, apostamos a incluir los cambios en materia digital para que las imágenes escaneadas tengan un reconocimiento legal ante la pérdida o destrucción de las copias originales. Ya nos hemos reunido con distintos diputados y senadores, por lo que la próxima etapa es que la documentación se envíe al Congreso Nacional para su pronta tramitación.
¿En qué sentido Perú, España y el Reino Unido son un modelo a seguir en este ámbito?
Son países que se han destacado por su marco regulatorio de gestión documental y, por lo tanto, están muy avanzados. Perú cuenta con una normativa técnica que impulsa la creación de sistemas de gestión de documentos en organizaciones, tanto públicas como privadas. La particularidad de esta norma es que las propias empresas que digitalizan son los ministros que dan fe de que las copias digitalizadas son fidedignas. Y en el caso de que se demuestre lo contrario, las multas a las que se arriesgan son millonarias.
España y El Reino Unido, en tanto, poseen una entidad regulatoria que se encarga de certificar si las imágenes digitales son el fiel reflejo de su original. En esta última nación, de hecho, existen los notarios documentales, que pueden acreditar si una imagen digital es fidedigna o no, desde cualquier dispositivo de almacenamiento, siempre y cuando se cuente con la copia original. Cabe destacar que de estos tres países hemos sacado las mejores ideas para replicarlas en nuestra futura legislación.
¿Qué instituciones son las que más utilizan este concepto?
La gestión documental ha adquirido un rol muy importante en las bibliotecas públicas por un tema de preservación histórica. Con esto se pretende evitar que se dañen los documentos originales que están en malas condiciones, como es el caso de la biblioteca del Congreso Nacional, que digitalizó todas las actas de sesiones, desde el año 1812 hasta 1980. Otras entidades que también han incorporado servicios o soluciones para gestionar eficientemente sus documentos son los museos, como por ejemplo el Museo de Historia Naval, el cual en un proyecto masivo incluyó el escaneó de lo referente a la Guerra del Pacífico, materia muy consultada por historiadores, lo que producía el deterioro de los originales.
Sin embargo, en general los empleados que trabajan en este tipo de entidades son muy reticentes al cambio, pues les cuesta demasiado adaptarse. En muchas ocasiones nos sucedió que digitalizamos miles de documentos en algún organismo, instalando poderosos software de búsqueda de los documentos digitalizados, sin embargo, cuando volvimos, el método de búsqueda había vuelto al tradicional: pararse a buscar los documentos en papel…
Y si bien la Ley de Transparencia 20.285 sobre el acceso a la información pública vino a impulsar este tema, estableciendo, entre otras cosas, parámetros de búsqueda en archivadores de acuerdo a un tipo de color y letra determinado, lamentablemente esto no se respeta. Además, luego del terremoto hubo una gran cantidad de empresas privadas que comenzaron a digitalizar sus contratos, pagarés y otros documentos, pero con el tiempo, pasado el temor, no siguieron invirtiendo.
Sin duda que hay muy poca conciencia y conocimiento respecto del tema de gestión documental, pero hoy existen empresas, como las pertenecientes a nuestra asociación, que se dedican a prestar este servicio o a incorporar poderosos software que se adaptan a la modalidad de búsqueda o necesidades de cada institución.
¿Cuáles son las medidas que se deben tomar para que este tema sea de real importancia?
En primer lugar, creo que es fundamental incluir en el presupuesto público de los ministerios, un ítem para digitalización o gestión documental de, al menos, un 10% de su presupuesto anual. Segundo, se necesita mayor educación al respecto, es decir, que los jefes de servicio estén mejor preparados para asumir este proceso y puedan insistir en ponerlo en marcha en sus entidades. En esta línea, nosotros tenemos cercanía, ofreciendo nuestra experticia, a la carrera de Gestión de Información Bibliotecología y Archivística de la Universidad Alberto Hurtado, con la cual estamos evaluando la posibilidad de dictar charlas sobre gestión documental a sus alumnos. El objetivo es que ellos egresen con los conocimientos necesarios para poder tomar decisiones respecto del tema. En definitiva, además de un marco regulatorio legal, Chile requiere de un plan de educación e inversión en materia de gestión documental, tarea en que como AG estamos empeñando nuestros mejores esfuerzos.
Para mas información acceder al siguiente enlace http://www.emb.cl/gerencia/articulo.mvc?sec=1&num=299&searchx=regulatorio
*Digital AG es la Asociación de Empresas de Digitalización y Gestión Documental, que entre sus objetivos busca promover el desarrollo y el uso de tecnologías de captura, administración, almacenamiento, preservación y distribución de contenido, (papeles, documentos electrónicos, imágenes, audio, video, etc.) con el objetivo de hacer más eficientes y seguros los procesos de las empresas e instituciones que las utilizan.