Foto: Beatriz Mercado, coordinadora académica de la carrera de Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística. http://edicionesespeciales.elmercurio.com
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Capital humano:
El desafío de contar con profesionales para gestionar la información
El especialista en gestión documental cumple un rol clave dentro de las organizaciones, ya que es el encargado de administrar el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición.
Publicado: Jueves, 17 de Julio de 2014
Hoy más que nunca es fundamental contar con profesionales que se hagan cargo de la gestión de documentos dentro de una organización.
Beatriz Mercado, coordinadora académica de la carrera de Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad Alberto Hurtado, dice que para la eficiente gestión documental de una institución se requiere contar con un profesional con conocimientos en administración, archivística, normalización, automatización de procesos, metadatos, derecho de la información, digitalización, tecnologías de la información y comunicación, herramientas y técnicas de almacenamiento y recuperación de información, entre otros.
«Estas bases permitirán la gestión de todo el ciclo de vida de los documento», dice.
Y añade que por eso sus competencias deben centrarse en apoyar la continuidad de dichas actividades, estableciendo y llevando a cabo un exhaustivo programa de gestión de documentos auténticos, fiables, utilizables y protegiendo la integridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario.
Desde la mirada del mercado, Benjamín Toselli,presidente ejecutivo de la consultora de recursos humanos experta en tecnologías IT Hunter, cree que la formación de la persona a cargo de la gestión documental en una empresa o institución debiera ser universitaria o técnica. «Por ejemplo, estamos hablando de un administrador de empresa o bibliotecólogo. La clave está en que tenga una amplia experiencia en el manejo de flujos de documentos, de manera adecuada, en el tiempo».
Para él, el perfil de este profesional debiera estar más ligado al campo de la bibliotecología, es decir, al tema de la administración de la información y al manejo de archivos. «No obstante, y dado los avances de la tecnología y la aparición de nuevas herramientas que facilitan el manejo, almacenamiento y recuperación de información desde cualquier parte del mundo, dicha persona tendría que interactuar o recibir permanentemente el soporte de un especialista en TI que, en este caso, podría ser un informático», asegura
Patricia Ortiz, directora de la carrera de Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad Alberto Hurtado, aclara que el trabajo interdisciplinario es una de las características de la sociedad de la información y del conocimiento.
«La especialización es el signo actual, se requiere por tanto dentro de la formación un perfil que permita actuar con otras disciplinas, por ejemplo informática. Es clave la interacción entre los dos profesionales para expresar adecuadamente los requerimientos de almacenamiento, recuperación y preservación en formato digital. No vemos una separación o elección de perfiles, sino de complementarse en la búsqueda de la eficiencia en la gestión documental y archivística», dice.
Creciente demanda
Sin duda, hoy, el creciente avance del Big Data, sobre todo en sectores como la banca y el financiero, gobierno o la minería, está planteando una serie de desafíos a las organizaciones sobre la forma de manejar sus datos y sacar el máximo de provecho a la información generada.
Beatriz Mercado dice que hoy existe demanda por este tipo de profesionales en Chile.
«Las instituciones requieren llevar control de los procedimientos y procesos que llevan a cabo. Muchos de estos existen y están definidos en forma normalizada, y constituyen medios de prueba de algún acto administrativo de la institución o poseen otros valores que justifican su almacenamiento, tratamiento y preservación. De igual manera, en Chile es un tema en absoluto desarrollo, a pesar de que ya existen muchas empresas dedicadas a esta labor. Sin embargo, no cabe duda que es una gran demanda futura y para eso nos estamos preparando», asegura.
En el caso de los profesionales de la UAH, dice que en el ámbito de gestión documental la demanda proviene de cualquier organización, pública o privada, que requiera implementar y mantener un sistema de gestión de documentos que sea una fuente de información sobre las actividades de la organización, que pueda servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantice la rendición de cuentas frente a las partes interesadas.
Benjamín Toselli aclara que la gestión documental es una labor muy antigua que nace de la necesidad de documentar ciertas actividades realizadas entre seres humanos.
«En la medida que las sociedades comienzan a desarrollarse, se hacen más complejas y proliferan las organizaciones, tanto públicas como privadas, y esta práctica de administrar y clasificar la información comienza a adquirir una mayor relevancia. En el caso de Chile, donde existe una mayor necesidad de este tipo de profesionales es en la banca y en el sector financiero, en el poder judicial, los organismos de gobierno en general y en la minería», dice.
Competencias básicas
Bejamín Toselli, presidente ejecutivo de IT Hunter, dice que las competencias básicas de un gestor documental son tener amplios conocimientos de administración, procesos y flujos, una gran capacidad analítica y orden, y ser un activo usuario de tecnologías relacionadas con el manejo de bases de datos y almacenamiento de información. «Además, debe tener aptitudes blandas que le permitan captar las necesidades de cada uno de los públicos que atiende o con los que interactúa y un buen manejo del idioma inglés, sobre todo si se desempeña en una multinacional».