Desde que se conformó la Convención Constitucional hemos visto cómo juraron los constituyentes, cómo votaron para elegir a la mesa directiva y también los debates para conformar comisiones y aprobar el reglamento. ¿Pero sabemos quiénes registran, gestionan y archivan los documentos que emergen desde su creación?
Pues bien, esa tarea es de la Unidad de Gestión Documental y Archivo de la Convención Constitucional dirigida por Roxana Donoso y conformada por un equipo que entre otros cuenta con egresados de Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística de la FEN-UAH: Vera Cáceres, Antia Meneses y Felipe Barrientos.
Antia Meneses
La tarea de estos profesionales es elaborar metodologías sobre el tratamiento y sistematización documental, además de organizar la información para preservarla, y ponerla en acceso a la ciudadanía a través de un archivo electrónico que entre otros tipos documentales incluye acuerdos de las sesiones plenarias, así como las propuestas ciudadanas externas que se hagan llegar, pero también los documentos creados y recibidos por cada constituyente y sus asesores.
Este archivo también contempla el desarrollo de servicios de información mediante un Sistema de Gestión Documental -finalmente- una vez concluido el trabajo de la Convención Constitucional, toda la producción documental será transferida al Archivo Nacional del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, para su preservación y acceso permanente.
La importancia de este proceso es que los documentos que nacen son patrimoniales e históricos y permitirán a investigadores o futuros profesionales la posibilidad de conocer, investigar, reinterpretar y recrear infinidad de veces este proceso.
“Es un honor”
Vera Cáceres
Para la Licenciada en Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística de la FEN-UAH, Vera Cáceres (egresada en enero de 2021 y alumna del diplomado Gestión Documental Electrónica en la UAH) cada vez que llega al edificio del ex Congreso Nacional es abrumador pensar en la importante labor que está llevando a cabo. Se siente agradecida y dando el máximo potencial para realizar este trabajo, comenta. “Dentro de mí pensaba qué importante es que haya profesionales de la información dentro de la Convención, quienquiera que trabaje ahí será muy afortunado sin nunca imaginarme que podría ser yo. Meses después, cuando se me presentó la oportunidad no lo dudé, para mí es un honor y un privilegio muy grande formar parte de este bello proceso aportando desde la profesión que estudié y que me apasiona”.
“Es una gran responsabilidad”
Para Felipe Barrientos, Bibliotecólogo de la Universidad de Playa Ancha, que en el 2012 realizó el diplomado de Archivística y actualmente es alumno del Diplomado de Gestión Documental Electrónica, ambos de la UAH esta tarea es fundamental para el buen funcionamiento administrativo y la prestación de servicios de información, tanto para los usuarios internos, como para la ciudadanía en general y porque dentro de los roles se encuentra el aseguramiento de la transferencia de la documentación al Archivo Nacional.
Felipe Barrientos
“Espero contribuir en lo técnico y en lo humano, soy consciente de que nuestro trabajo es una gran responsabilidad, representa un desafío para nuestro equipo, pero estamos contentos y trabajamos harto. Los archivos deben estar disponibles y dar cuenta a las personas de este proceso”, señala.
La Licenciada en Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística y estudiante de Ingeniería en Control de Gestión con Mención en Ciencias de Datos de la UAH, Antia Meneses valora profundamente que la ciudadanía identifique el papel de los profesionales de los archivos desde un rol activo y no sólo de custodio.
“Me siento no sólo orgullosa de aportar desde mi profesión con un granito de arena a la historia, sino que también aporto a la eliminación de un estereotipo que nos pone al margen de los flujos de los procesos dentro de una institución”, concluye.